Betere beslissingen nemen op basis van feiten
12 april 2023
Data gebruiken om goede beslissingen te kunnen maken. Het is iets waar steeds meer corporaties mee bezig zijn. Ook Nijestee uit Groningen dat onlangs het proces rondom tweemaandelijkse rapportages heeft geprofessionaliseerd. Wat houdt de professionalisering precies in, hoe heeft de organisatie dit aangepakt en wat levert het de corporatie op? Een gesprek daarover met Menne Vliem, Manager Financiën & Data bij Nijestee.
De wens om meer met data te doen is al een aantal jaar aanwezig bij Nijestee, begint Menne het gesprek: “De vraag daarbij is hoe we dit moeten organiseren? We merkten dat dataeigenaarschap versnipperd door de organisatie lag en de ene collega dit belangrijker vond dan de andere. We zijn daarom begonnen met het aanwijzen van dataeigenaren voor de VERA-domeinen. Daarnaast hebben we een datateam opgesteld om één gegevenswaarheid te creëren. Vrijwel iedere medewerker kan nieuwe data aanmaken, maar door dit te structureren en de kwaliteit te borgen leggen we de basis om op een volwassen manier met BI en dashboards aan de gang te gaan.”
"Ons doel is op basis van feiten beslissingen te nemen zodat we onze huurders zo goed mogelijk kunnen bedienen. Dat betekent niet dat we alles op basis van data doen – het persoonlijke contact met de huurder is het belangrijkste – maar je kunt wel betere beslissingen nemen"
Menne VliemExcel-lijstjes
Daarmee wil Menne niet zeggen dat Nijestee voorheen nog geen gebruikmaakte van rapportages. “Alleen deden we veel stappen nog handmatig. Veel gegevens werden bijvoorbeeld nog handmatig verzameld en opgeslagen in Excel-lijstjes, waar we vervolgens rapportages van maakten. Dat kostte ons enorm veel tijd. We hebben daarom samen met Blue-Mountain gekeken naar een proof of concept om het verzamelen en organiseren van gegevens te automatiseren. Dit is ons enorm goed bevallen en zijn we intensiever gaan samenwerken met Blue-Mountain om BI een vlucht te geven. Er zijn diverse dashboards gebouwd met het uiteindelijke doel geautomatiseerd de tweemaandelijkse rapportages te genereren.”
Beslissingen op basis van feiten
Op de vraag wat het doel van BI is voor Nijestee, zegt Menne: “Ons doel is op basis van feiten beslissingen te nemen zodat we onze huurders zo goed mogelijk kunnen bedienen. Dat betekent niet dat we alles op basis van data doen – het persoonlijke contact met de huurder is het belangrijkste – maar je kunt wel betere beslissingen nemen.”
Leefbaarheidsmonitor
Nijestee had volgens Menne verschillende verschillende hoofdgebieden gedefinieerd waar het BI wil toepassen: “Dat waren Financiën, Vastgoed, HRM, Huren, Onderhoud en Vastgoed én Ontwikkelprojecten. Deze zijn inmiddels aangevuld met Woonruimteverdeling, Bezit Toewijzen en Klanttevredenheid. Dat willen we de komende periode uitbreiden met een Leefbaarheidsmonitor. Vroeger mochten corporaties bijna niets aan leefbaarheid uitgeven, maar dat is de afgelopen jaren enorm veranderd. Inzicht in de leefbaarheid van een wijk wordt steeds belangrijker. Daarvoor is het koppelen met externe bronnen een must.”
Wat ook mooi is, is dat data steeds meer benut wordt door de organisatie
Inzicht in datakwaliteit
Gebruikmaken van dashboards heeft ook meer inzicht gegeven en de datakwaliteit van de organisatie, legt Menne uit: “Als je dashboards bouwt, kom je erachter dat de kwaliteit van je gegevens soms hiaten vertoont. Dus dat je een nieuwbouwproject hebt opgeleverd terwijl het Vastgoeddashboard dat helemaal niet aangeeft. In de praktijk zijn de woningen in verhuur genomen,
maar in het systeem staat nog ‘in ontwikkeling’. Dat helpt ons om direct te zien wat we moeten aanpassen om de kwaliteit op orde te krijgen.”
Gerichte oplossingen
“Wat ook mooi is, is dat data steeds meer benut wordt door de organisatie. Een goed voorbeeld daarvan zijn de stijgende energieprijzen afgelopen jaar. Wij voorzien ongeveer 2.500 huurders van energie via ketelhuizen, WKO’s of het warmtenet. Die kosten moeten wij afrekenen, alleen werden de voorschotten door sommige huurders niet betaald. Als je die data combineert met de data uit ons debiteurenpakket Mind2Pay, inkomensgegevens van het CBS of het gasverbruik van onze woningen én koppelt aan de energielabels van de woningen, kun je trends ontdekken. Zo kwamen we erachter dat mensen die huurachterstanden hebben vaak in woningen zitten die geen gas verbruiken, uitkeringen hebben of jongeren zijn die vrij omgaan met hun energieverbruik waardoor huur en energiekosten in de knel komen te zitten. Deze uitkomsten geven ons handvaten om gericht duurzaamheidsoplossingen door te voeren of bijvoorbeeld jongere huurders te begeleiden bij hun energieverbruik.”
Externe bronnen koppelen
Menne kijkt tevreden terug op de gezette stappen van Nijestee: “Maar we zijn er nog niet,” sluit hij af. “We willen de komende periode bijvoorbeeld meer aandacht besteden aan het op orde krijgen van de datakwaliteit. Daarbij kijken we ook naar welke gegevens we wel of niet willen gebruiken. Je kunt immers veel vastleggen, maar als je er niets mee doet heb je er ook niets aan. Daarnaast willen we bepalen wat het bronsysteem wordt voor onze data, zodat we niet verschillende waarheden hebben maar één waarheid voor de hele organisatie. En we beginnen met het daadwerkelijk koppelen van externe databronnen en deze data gebruiken in onze dashboards. Denk daarbij aan de gemeente, het CBS of onze partner die cv-ketels beheert. Met als uiteindelijk doel op basis van feiten steeds betere beslissingen te kunnen nemen.”
E-book: Laat de resultaten spreken!
Ed Stekelenburg, Managing Director van Blue-Mountain, schreef een boekje vol handige tips speciaal voor woningcorporaties om de grip op deelprestaties te verbeteren door data in te zetten. Download gratis dit boek en maak gelijk gebruik van alle tips en tricks!