BI helpt ons te verklaren

20 maart 2020

De hoeveelheid data bij woningcorporaties is de laatste jaren enorm toegenomen. Hoe laat je al deze gegevens voor je werken zodat je nu en in de toekomst de juiste beslissingen kunt nemen? CorporatieGids.nl sprak daarover met Bestuurder Gerrit Bos en Business Controller Thomas Deen van Domesta: “BI is bij ons soms een spiegel.”

“Een goed georganiseerde BI stelt je als organisatie in staat beslissingen te nemen aan de hand van onderliggende data,” begint Thomas. “We zien grote organisaties als Google in staat zijn om met big data de markt te betreden en te sturen, en dat gaat ook gebeuren bij Domesta. Op dit moment gebruiken we BI om te rapporteren naar het bestuur en de RvC, waarbij we steeds meer gebruik gaan maken van de beschikbare gegevens in onze systemen.”

Juiste vertaling

Het vertalen van de missie en visie van Domesta naar KPI’s en het actueel houden van deze vertaling, is volgens Gerrit een van de belangrijkste BI-uitdagingen voor de Drentenaren. “Continue ontwikkelingen, zoals veranderende informatiebehoeften, nieuwe data die beschikbaar komen en beter inzicht in trends en ontwikkelingen, zorgen ervoor dat je de indicatoren steeds moet herijken. Daarnaast zorgen digitalisering en innovatie ervoor dat de datastroom steeds groter wordt. Het duiden van de data en de transformatie naar bruikbare informatie is misschien een even grote uitdaging.”

Snelle ontwikkeling

Domesta maakt sinds 2018 gebruik van BI. Thomas: “De ontwikkelingen zijn daarbij snel gegaan. Zo zijn we in twee jaar tijd van het in de organisatie formuleren van KPI’s en projecten naar de periodieke managementrapportage gegaan naar het ontsluiten van data uit de diverse systemen die bij Domesta in gebruik zijn.”

Alle processen

Op de vraag waar in de organisatie BI vooral van waarde is, vertelt Gerrit: “Voor alle afdelingen kan het gebruik van toegevoegde waarde zijn. In het onderhoudsproces bijvoorbeeld omdat de data over de conditie van de woning eenvoudiger te ontsluiten zijn, voor het assetmanagementproces bij het opstellen van de complexbeheerplannen en voor het verhuurproces om sneller inzicht te verkrijgen in huurachterstanden. Maar ook het invullen van rapportages aan sectorinstituten of het afleggen van verantwoording aan toezichthouders gaat door middel van BI sneller en efficiënter.”

Beter verklaren

Volgens Gerrit zijn het met name de operationele en tactische beslissingen die direct ondersteund worden door BI. “Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van de bezetting in het klantencentrum op basis van informatie over de hoeveelheid telefoontjes op ieder moment van de week. Of bij assetmanagement waar door BI ontsloten data gebruikt wordt om het presteren van verschillende complexen te kunnen beoordelen. Hoeveel mutaties hebben plaatsgevonden, hoeveel reacties hebben we binnengekregen en hoeveel klachten over het onderhoud zijn er? Deze informatie wordt meegenomen bij het opstellen van complexbeheerplannen.”

“Dit stelt Domesta vervolgens in staat beter te verklaren waarom sommige ontwikkelingen plaatsvinden,” gaat Thomas verder. “We kunnen bijvoorbeeld aan de hand van de goed en snel beschikbare data analyseren hoe wachttijden oplopen, in welke gemeenten en op welk type vastgoed. Op basis daarvan kunnen we betere beslissingen nemen.”

Spiegel

Goede datakwaliteit is volgens Thomas essentieel bij het gebruik van BI. “Dit komt voort uit het goed georganiseerd hebben van de interne processen. BI is bij ons soms ook een spiegel. Onvolkomenheden in het proces worden zichtbaar in de output. Naast een goede kwaliteit moet data ook up-to-date en eenvoudig toegankelijk en beschikbaar zijn voor degenen die ermee werken.”

Domesta werkt daarom nauw samen met Blue-Mountain. “We maken gebruik van hun BI-tool Katoomba, en daarnaast heeft Blue-Mountain ons geholpen bij de opzet, inrichting en werking van de BI-omgeving,” vertelt Gerrit. “Ze hebben met ons nagedacht over bijvoorbeeld hoe KPI’s worden weergegeven, welke onderliggende data moeten worden ontsloten en waar deze vandaan komen. Daarbij is hun kennis van de corporatiesector erg belangrijk om de juiste nuances te vinden. En dat doen ze nu nog steeds. Met onze BI-stuurgroep bepalen wij wat we met BI willen bereiken, en Blue-Mountain denkt elke week met ons mee.”

Mensen

“Naast goed werkende systemen is de mens ook onontbeerlijk,” gaat Gerrit verder. “Mensen die weten welke informatie ze nodig hebben, die weten hoe ze deze informatie moeten ontsluiten en vervolgens ook processen en procedures moeten inregelen. Alleen op die manier zorg je ervoor dat de primaire registratie altijd juist, volledig en tijdig plaatsvindt, en je het maximale uit je BI haalt.”

BI-volwassenheid

Domesta wil de komende periode BI nog verder uitrollen binnen de organisatie, sluit Thomas af. “We zullen meer data uit systemen gaan ontsluiten. Hierdoor komt een steeds breder aanbod van data die, voor zover nodig, voor iedereen beschikbaar is. De organisatie rondom BI zal zich ook steeds verder gaan ontwikkelen, en ik verwacht dat we op termijn een data-analist nodig zullen hebben om de laatste stappen in BI-volwassenheid te kunnen maken.”

Bron: CorporatieMedia