Enkel ERP data is niet voldoende

22 februari 2021

Woningcorporaties hebben steeds meer processen gedigitaliseerd. Was er eerst bijna alleen het ERP, nu zijn er veel meer softwareapplicaties actief binnen de organisatie. Van het klantcontact tot de administratie en van de vastgoedcartotheek tot aan een bezitsmonitor, het is er vaak allemaal tegelijk en naast en soms ook verbonden aan het ERP. De hoeveelheid data waarover binnen een woningcorporatie beschikt kan worden, is dan ook enorm gegroeid. Het probleem is niet langer een tekort aan data, maar meer hoe krijgen we de data zo geordend dat deze op het juiste moment op de juiste plek omgezet is in de benodigde informatie.

Daarbij moet de woningcorporatie zich bewust zijn van het hiervoor beschreven feit, dat er data in hele verschillende bronnen zit. Dus niet alleen in het ERP maar in nog veel meer applicaties. Besturen, rapporteren en verantwoorden is slechts voor een deel mogelijk op basis van de data die in het ERP zit. Belangrijke delen zitten in andere applicaties. De kunst is dan ook om een scherp beeld te krijgen van de informatiebehoefte van de organisatie en daarbij ook te benoemen welke databronnen een rol spelen. Zo zal het gemiddelde ondernemingsplan van een woningcorporatie doelen hebben die lang niet altijd voorzien kunnen worden van sturingsdata vanuit het ERP, denk maar eens aan zaken als leefbaarheid, betaalbaarheid, verduurzaming en wachttijden op de woningmarkt. Meestal zal al snel de conclusie getrokken worden dat een eenzijdig beeld op het ERP als “ dataleverancier “ , onvoldoende is. De data in het ERP zal lang niet alle informatievraagstukken afdekken en data uit meer bronnen is dan ook nodig. Logisch ook gezien de rol die andere applicaties spelen, die rol hebben zij immers niet voor niets gekregen naast het ERP. En nog een aandachtspunt: bij enkele vraagstukken zal zelfs alle intern beschikbaar komende data niet voldoende zijn. Dan is data nodig uit externe bronnen. Bijvoorbeeld om de sociale ontwikkeling van een wijk inzichtelijk te maken, hetgeen essentieel kan zijn bij het nemen van beslissingen in het kader van portefeuille- en assetmanagement.

De les uit dit alles:

Het ERP is belangrijk geweest voor een goede digitalisering van een aantal kernprocessen binnen woningcorporaties.
Inmiddels zijn veel meer processen gedigitaliseerd met veelal aanvullende softwareapplicaties.
Voor een goed besturen van en rapporteren over haar doelen, heeft de woningcorporatie dan ook de beschikking over een grote variëteit aan databronnen.
De hoeveelheid data is als gevolg daarvan ook enorm.
De hoeveelheid data terugbrengen door een focus op het ERP als informatiebron, is volstrekt onvoldoende wil een corporatie op al haar doelen kunnen sturen en rapporteren.
Goed informatiemanagement is de oplossing. Bepaal welke informatie uit welke bronnen wel nodig is. Op basis daarvan kan een slimme business intelligence omgeving gebouwd worden. Het laat zich raden dat het ERP dan nog steeds een belangrijke rol heeft maar dan niet in haar eentje de verwachtingen hoeft waar te maken maar hulp krijgt van de andere databronnen waar dat nodig is.

Concluderend: we zijn in de corporatiesector ver met het digitaliseren van processen. Nu is het tijd voor een volgende fase: de hoeveelheid data beheersen en ordenen voor een goede informatievoorziening die helpt om doelen te besturen en transparant te rapporteren over de voortgang daarvan.