Lefier over sturen met data

24 mei 2022

Als organisatie wil je actueel inzicht in je prestaties om te weten of je je doelen haalt en waar nodig bij te sturen. Business Intelligence is daarvoor de laatste jaren gemeengoed geworden in de sector. Maar hoe gebruik je data op de juiste manier zodat je ‘niet alleen uitlegt waarom doelen niet worden gehaald, maar kunt bijsturen zodat dit tóch lukt’. CorporatieGids.nl sprak erover met Richard Houterman, Business Controller Vastgoed bij Lefier.

Lefier is BI-gebruiker van het eerste uur, begint Richard het gesprek. “We maken hier al meer dan tien jaar gebruik van, ook al is het door de jaren heen best veranderd. Zo zijn we er destijds mee begonnen om uniform lijstwerk te genereren uit diverse systemen. Meerdere mensen hadden hun eigen lijstjes. Een P&C-gesprek begon daardoor steevast met een afstemming van cijfers. Door gebruik te maken van uniforme lijstjes, werd dit weggenomen en kan gelijk worden overgegaan op de inhoud. De essentie vandaag is nog steeds dat cijfers worden geloofd en dat iedereen zich hier meteen in herkent. Dat is de eerste – en direct ook de meest cruciale – stap om BI op een volwassen manier in te zetten in de organisatie.”

KPI’s en sturing

De scherpte van een KPI en de directe sturingsmogelijkheden noemt Richard momenteel de grootste BI-uitdagingen voor de Noord-Nederlandse corporatie: “We willen hierbij écht overgaan op een PDCA-cyclus. Daarnaast blijft datakwaliteit natuurlijk cruciaal. Dit vraagt om het goed inrichten van processen en het schenken van aandacht aan de momenten wanneer data verwerkt moet worden in onze systemen.”

Processen scherper maken

Lefier gebruikt BI bij al haar reguliere klantprocessen, legt Richard uit: “Vanuit de afdeling Vastgoed hebben we een BI-dashboard voor Investeringen en Planmatig onderhoud wat vooral gebruikt wordt in de operationele laag. Met name die laatste wordt veel gebruikt op de werkvloer. Vroeger was de uitvoeringsgraad van de begroting laag en werd er te weinig gedaan in de uitvoering. Nu hebben we – mede door het dashboard – het proces verder ontwikkeld én scherper gemaakt. We hebben nu aandacht en inzicht voor hoe zaken gaan, de uitvoeringsgraad is verbeterd én de voorspelkracht is verhoogd. Daar doen onze huurders ook uiteindelijk hun voordeel mee.”

Constante aandacht

Op de vraag wat ervoor nodig is om BI goed toe te passen, vertelt Richard: “Je moet allereerst de PCDA-cyclus op de werkvloer invoeren. Daarnaast moet iedereen weten waarop gestuurd wordt en welke doelen behaald moeten worden. Het gebruik van data is daarvoor belangrijk. Dat vraagt om kennis van je medewerkers; over hoe ze data hiervoor kunnen gebruiken maar ook om de juiste data op het juiste moment in te voeren. Dat verdient constante aandacht. Het management speelt daarin een sleutelrol door medewerkers continu uit te dagen op dit punt en zaken bespreekbaar te maken en te houden.”

PDCA-cyclus

Zo merkte Lefier dat het volwassen omgaan met de PDCA-cyclus in de eigen organisatie beter kon. “We merkten de afgelopen jaren dat dit scherper kon. Het was aan het management om hierop te reageren en een situatie te creëren waarbij de werkvloer een bijdrage blijft leveren. Periodieke aandacht is dan noodzakelijk. Zo willen we de komende periode een stap maken en de dashboard nóg beter gaan gebruiken.”

Van elkaar leren

Deze volgende stap maakt Lefier samen met Blue-Mountain, de leverancier van hun BI-platform Katoomba. Richard: “We zijn nog niet waar we willen zijn, maar zetten wel stappen. Door de samenwerking met Blue-Mountain hebben we inzicht in hoe andere klanten BI aanpakken. Daaruit blijkt dat er wel veel verschil zit tussen corporaties en wij als Lefier bijvoorbeeld ons meer inzetten op de operationele dashboards. We kunnen dus veel van elkaar leren en kwantitatief en kwalitatief de ontwikkeling van de dashboards stimuleren.”

Doelen actief bijsturen

“Waarin we een aantal jaar geleden nog meer in de uitleg-modus zaten als wij onze doelen niet haalden, is het de bedoeling dat we met dashboards continu actief kunnen bijsturen,” blikt Richard vooruit. “Daarmee moeten we de doelen in ons jaar- én ondernemingsplan halen, en het liefst nog een stapje extra. De dashboards alleen zijn geen haarlemmerolie, maar wel een belangrijk middel. Het is nu zaak om de rest van de organisatie mee te nemen in het gebruik.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Lefier