Inzicht in eigen organisatie én dochterondernemingen door BI bij Woningstichting Den Helder 

Om als woningcorporatie de juiste keuzes te kunnen maken, zijn managementrapportages onmisbaar. Het gebruik van BI om met actuele informatie te kunnen sturen is een volgende stap. Maar hoe laat je hiervoor verschillende systemen op zo’n manier samenkomen waardoor je vanuit één plek de regie houdt voor de juiste beslissingen? CorporatieGids.nl sprak erover met Financieel Directeur Peter Kramer en Hoofd Verslaglegging Désirée Kok van Woningstichting Den Helder. 

Woningstichting Den Helder – verantwoordelijk voor zo’n 11.000 vhe in Den Helder – is een bijzondere woningcorporatie. Naast de reguliere sociale woningvoorraad wat de corporatie al ruim honderd jaar beheert, bezit het ook een tussenholding voor niet-DAEB én verschillende BV’s waaronder het onderhoudsbedrijf Helder Vastgoed Onderhoud BV. Op de vraag wat dat betekent voor het inzetten van BI, zegt Désirée: “Je hebt met nóg meer bronnen te maken waardoor je nog meer moet koppelen. Maar ook het spreken van dezelfde taal is lastiger. De opbouw van gegevens is bij iedere organisatie anders, bijvoorbeeld omtrent het grootboekschema of projectindeling. Dat betekent dat je voor BI aan de voorkant meer moeite erin moet stoppen.” 

Achter de feiten aan 

De Noord-Hollandse corporatie maakt samen met haar dochterondernemingen sinds januari 2022 gebruik van BI bij belangrijke processen, legt Peter uit: “We wilden dat de business sneller bij actuele rapportages kon. Normaal duurde dat weken of maanden en liep je achter de feiten aan. Daarnaast wilden we alle losse, versnipperde rapportages in één dashboard neerzetten, waardoor je een totaaloverzicht voor de organisatie creëert. We hebben daarom de keuze gemaakt voor Katoomba van Blue-Mountain. Inmiddels staat de basis met de thema’s vastgoed, verhuur, klanttevredenheid, grootboek, onderhoud én middels een strategisch dashboard. We willen dit in de toekomst graag verder uitbreiden met HRM, leefbaarheid én maatwerk voor onze dochterondernemingen. Zij vragen nu eenmaal om andere soorten data dan Woningstichting. Bijvoorbeeld rond de financiën, aangezien ze – net als een commercieel bedrijf – hun eigen financiële broek moeten ophouden. Dan wil je data uit alle verschillende bronnen kunnen filteren omdat ieder bedrijf zijn eigen nuances kent.”

Gezamenlijke sprint 

Op de vraag wat het gebruik van BI vraagt van Woningstichting Den Helder, vertelt Désirée: “Katoomba is door standaardisatie heel gebruiksvriendelijk. Dat wil niet zeggen dat je persoonlijke wensen niet kwijt kunt, maar dat een korte handleiding volstaat en dat het in tegenstelling tot Power BI niet om veel opleiding en ervaring vraagt. Dat betekent ook dat het snel door de business kan worden omarmd. Daarnaast is het grote risico van het gebruik van veel data in Power BI dat iedereen zijn eigen bronnen gebruikt en zijn eigen interpretatie erop toepast.”  

“We werken daarnaast op een agile manier in vijf sprints met Blue-Mountain naar elk dashboard toe. De eerste sprint is de oplevering van de standaard die wij een week testen – de tweede sprint – waarbij we onze wensen kenbaar maken. Dat kan op diverse onderdelen, zoals andere berekeningen, KPI’s, presentatie of zelfs een andere bron. In de derde sprint wordt dit aangepast waarna we nóg een keer alles testen tijdens de vierde sprint en onze laatste bevindingen kunnen doorgeven. In de vijfde sprint vindt de afronding plaats en gaan we met een dashboard aan de slag. Na livegang hebben we één keer per maand een SLA-dag waarin nieuwe wensen worden doorgenomen.” 

Unieke samenstelling 

Omdat Woningstichting Den Helder werkt met verschillende dochterondernemingen, is het ontsluiten van data anders dan bij een ‘reguliere’ corporatie, vertelt Désirée: “Neem bijvoorbeeld ons ERP-systeem. Hier halen we veel data vandaan, maar elke dochteronderneming heeft haar eigen primaire systeem. De data daaruit moeten allemaal samenkomen in Katoomba. Daarnaast heb je nog meer systemen – bijvoorbeeld voor woonruimteverdeling of financiën – én open data waardoor heel veel gegevens bij elkaar komen op een unieke manier. Het was voor Blue-Mountain nieuw om een grootboekconsolidatie te presenteren vanuit verschillende ERP-systemen en wij hadden nog niet eerder een softwaretoepassing gezien die dit kon. Gelukkig is het gelukt om twee goedwerkende consolidaties te presenteren voor Helder Vastgoed én Woningstichting, waardoor we goed kunnen sturen op onze prestaties.” 

Outlier 

Op de vraag wat het gebruik van BI Woningstichting Den Helder tot dusver heeft opgeleverd, vertelt Désirée: “We hebben nu meer inzicht in de kwaliteit van onze gegevens. Foutjes vallen sneller op – bijvoorbeeld door een outlier in een dashboard – waarna het kan worden gecorrigeerd.” 

Nieuwe dashboards en bronnen

Dat zorgt ervoor dat het gebruik van BI naar nog meer smaakt, sluit Peter af: “We zouden de komende jaren zoals gezegd willen uitbreiden met andere dashboards als HRM, leefbaarheid en maatwerk voor de dochterondernemingen. Daarnaast zijn we nog zoekende hoe we informatie van open bronnen zoals het CBS en BAG kunnen gebruiken om tegen onze eigen gegevens af te zetten. Zo kunnen we onze bedrijfsvoering en dienstverlening steeds beter aansluiten op onze doelgroep.”

Ben je nieuwsgierig en wil je meer weten over het ontsluiten van nieuwe bronnen of een afspraak met ons om te bekijken hoe we dit bij jouw organisatie in kunnen richten? Laat het ons weten en stuur ons een bericht, dan zien we elkaar snel!

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woningstichting Den Helder